Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om elektronische documenten, zoals facturen, veilig uit te wisselen. Het systeem werkt met gestandaardiseerde formaten, waardoor handmatige verwerking en de bijbehorende risico’s op fouten drastisch verminderen. Dit betekent dat jouw praktijk zich kan richten op wat echt belangrijk is: zorg verlenen aan dieren.

Peppol biedt ook een internationaal erkend platform, wat ideaal is voor dierenartsen die samenwerken met leveranciers of partners buiten België. Dankzij de standaardisatie is compatibiliteit gegarandeerd, ongeacht de software die jouw partners gebruiken.

Waarom e-facturatie essentieel is voor dierenartsen

Als dierenartspraktijk ben je vaak afhankelijk van een efficiënte administratie om niet alleen je financiën op orde te houden, maar ook om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Elektronische facturatie biedt daarbij de volgende voordelen:

• Tijd besparen op administratie: elektronische facturen worden automatisch geleverd aan de juiste ontvanger. Dit betekent minder tijd besteden aan het printen, opsturen of corrigeren van facturen. Meer tijd dus om je te richten op je patiënten en klanten.
• Betalingen versnellen: Peppol-facturen komen direct aan bij jouw klanten en bevatten alle nodige informatie om betalingen vlot te verwerken. Dit vermindert de kans op betalingsachterstanden.
• Wettelijke conformiteit: in België en de rest van Europa worden de eisen rond e-invoicing steeds strenger. Via Peppol voldoe je automatisch aan de laatste normen en regelgeving. Zo hoef je je geen zorgen te maken over compliance.
• Integratie met jouw software: dankzij Fuga kun je Peppol-facturen naadloos integreren in je bestaande administratieve software. Dit zorgt voor een vlotte verwerking zonder extra handelingen of aanpassingen.
• Kostenbesparing: door over te stappen op digitale facturen bespaar je niet alleen op papier en verzendkosten, maar verminder je ook verwerkingskosten, zoals die voor manuele boekhouding.
• Duurzaamheid: de overstap naar digitale facturatie draagt bij aan een milieuvriendelijkere praktijk. Minder papiergebruik betekent een kleinere ecologische voetafdruk – iets wat klanten zeker zullen waarderen.

Veelgestelde vragen over e-invoicing en Peppol

Is e-invoicing verplicht voor dierenartsen? Hoewel het gebruik van e-invoicing nog niet overal verplicht is, worden de regels in Europa steeds strenger. Het is daarom verstandig om nu al de overstap te maken en voorbereid te zijn op toekomstige verplichtingen.

Wat gebeurt er met mijn papieren facturen? Papieren facturen kunnen blijven bestaan, maar met e-invoicing via Peppol wordt het proces veel efficiënter. Je kunt nog steeds een PDF-versie van je factuur bewaren of verzenden als dat nodig is.

Hoe veilig is Peppol? Peppol is speciaal ontworpen met veiligheid en betrouwbaarheid als prioriteit. Alle gegevens worden versleuteld verzonden via een beveiligd netwerk, zodat jouw gevoelige informatie beschermd blijft.

Hoe activeer je Peppol in Fuga?

Fuga maakt gebruik van het Peppol-platform via FlowIn van Wolters Kluwer (voorheen Ibanity). Het activeren van Peppol is eenvoudig:

Vul je website in:

• Ga naar Instellingen > Praktijkgegevens > Algemeen en vul je website in.
• Heb je geen eigen website? Gebruik dan www.sonetas.eu.

Activeer Peppol:

• Ga naar Instellingen > Praktijkgegevens > Boekhouding.
• Vink de optie Peppol (Ibanity) aan.
• Upload een kopie van de voorkant van je eID. Voor klanten in Luxemburg of Nederland is ook een uittreksel uit het bedrijfsregister vereist.

Controleer de klantstatus:

• Open de klantenfiche en vink bij de bedrijfsgegevens Peppol aan.
• Controleer of de klant correct is geregistreerd in het Peppol-netwerk.

Hoe werkt het?

Wanneer Peppol is geactiveerd, kun je eenvoudig controleren welke klanten facturen of kredietnota's via Peppol kunnen ontvangen. Fuga toont de Peppol-status van elke klant in de klantenfiche. Bij het aanmaken van facturen of kredietnota's worden deze automatisch toegevoegd aan rapporten zoals Facturen te verzenden naar Peppol en Kredietnota's te verzenden naar Peppol. Je kunt ook in het dashboard zien welke documenten verzonden moeten worden.

Belangrijke tips

• Ordernummer: Vlaamse overheidsinstanties vereisen een ordernummer (typisch 8 cijfers) op Peppol-facturen. Voeg dit toe in de nota van de factuur.
• Mislukte verzendingen opnieuw proberen: als een factuur wordt geweigerd, bijvoorbeeld door een ontbrekend ordernummer, kun je de fout corrigeren en de verzending opnieuw proberen.

Volg de status van je facturen

Via de rapporten Facturen verzonden naar Peppol en Kredietnota's verzonden naar Peppol, kun je de status van verzonden documenten opvolgen en bijwerken. Het rapport Facturen bevat ook een parameter Inclusief Peppol, waarmee je eenvoudig onderscheid kunt maken tussen via Peppol verzonden en nog niet verzonden facturen.

Klaar voor de toekomst

De toekomst is digitaal, en e-invoicing via Peppol maakt jouw praktijk klaar voor de uitdagingen van morgen. Heb je hulp nodig bij de activering? Ons team staat klaar om je te begeleiden!