Was ist Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist das sichere Netzwerk, das Unternehmen und Behörden den geschützten Austausch elektronischer Dokumente ermöglicht. Das System arbeitet mit standardisierten Formaten, wodurch die manuelle Verarbeitung und die damit verbundenen Fehlerquellen erheblich reduziert werden. Das bedeutet, dass sich Ihre Praxis auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt: die Versorgung der Tiere.

Peppol bietet zudem eine international anerkannte Plattform, die sich ideal für Tierärzte eignet, die mit Lieferanten oder Partnern außerhalb Belgiens zusammenarbeiten. Dank der Standardisierung ist die Kompatibilität unabhängig von der Software Ihrer Partner gewährleistet.

Warum E-Rechnungen für Tierärzte unerlässlich sind

Als Tierarztpraxis sind Sie oft nicht nur auf eine effiziente Verwaltung angewiesen, um Ihre Finanzen im Griff zu behalten, sondern auch, um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen. Die elektronische Rechnungsstellung bietet in dieser Hinsicht folgende Vorteile

• Zeit sparen in der Verwaltung: Elektronische Rechnungen werden automatisch an den richtigen Empfänger zugestellt. Das bedeutet weniger Zeitaufwand für Drucken, Versenden oder Korrigieren von Rechnungen. So bleibt mehr Zeit für Ihre Patienten und Kunden.
• Zahlungen beschleunigen: Peppol-Rechnungen gelangen direkt zu Ihren Kunden und enthalten alle notwendigen Informationen für eine reibungslose Zahlungsabwicklung. Dies verringert das Risiko von Zahlungsverzögerungen.
• Rechtssicherheit: n Belgien und im übrigen Europa werden die Anforderungen an die E-Rechnungsstellung zunehmend strenger. Mit Peppol erfüllen Sie automatisch die neuesten Standards und Vorschriften. So müssen Sie sich keine Sorgen um die Compliance machen.
• Integration in Ihre Software: Dank Fuga können Sie Peppol-Rechnungen nahtlos in Ihre bestehende Verwaltungssoftware integrieren. Dies gewährleistet eine reibungslose Verarbeitung ohne zusätzliche Aktionen oder Anpassungen.
• Kostenersparnis: Durch die Umstellung auf digitale Rechnungen sparen Sie nicht nur Papier und Porto, sondern reduzieren auch die Bearbeitungskosten, wie z.B. für die manuelle Buchhaltung.
• Nachhaltigkeit: Die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung trägt zu einer umweltfreundlicheren Praxis bei. Ein geringerer Papierverbrauch bedeutet einen kleineren ökologischen Fußabdruck – das wird von Kunden sicherlich geschätzt.

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung und Peppol

Ist die E-Rechnung für Tierärzte verpflichtend? Obwohl die Nutzung der E-Rechnung noch nicht überall verpflichtend ist, werden die Regeln in Europa zunehmend strenger. Es ist daher ratsam, jetzt den Umstieg zu machen und für zukünftige Verpflichtungen gerüstet zu sein.

Was passiert mit meinen Papierrechnungen? Papierrechnungen können weiterhin existieren, aber mit der E-Rechnung über Peppol wird der Prozess wesentlich effizienter. Sie können bei Bedarf weiterhin eine PDF-Version Ihrer Rechnung speichern oder versenden.

Wie sicher ist Peppol? Peppol wurde speziell mit dem Schwerpunkt auf Sicherheit und Zuverlässigkeit entwickelt. Alle Daten werden verschlüsselt über ein sicheres Netzwerk übertragen, sodass Ihre sensiblen Informationen geschützt bleiben.

Wie aktiviere ich Peppol in Fuga?

Fuga nutzt die Peppol-Plattform über FlowIn von Wolters Kluwer (ehemals bekannt als Ibanity). Die Aktivierung von Peppol ist einfach:

Ihre Website eintragen:

• Go to Configuration > Practice data > General and add your website.
• If you don’t have a website, feel free to use www.sonetas.eu.

Activate Peppol:

• Gehen Sie zu Konfiguration > Praxisdaten > Allgemein und fügen Sie Ihre Website hinzu.
• Aktivieren Sie die Option Peppol (Ibanity).
• Laden Sie eine Kopie der Vorderseite Ihres Personalausweises hoch. Für Kunden in Luxemburg oder den Niederlanden ist zusätzlich ein Auszug aus dem Handelsregister erforderlich.

Den Status des Kunden prüfen:

• Öffnen Sie die Kundendatei und prüfen Sie die Angabe Peppol unter den Firmendaten.
• Vergewissern Sie sich, dass der Kunde korrekt im Peppol-Netzwerk registriert ist.

Wie funktioniert es?

Sobald Peppol aktiviert ist, können Sie leicht überprüfen, welche Kunden Rechnungen oder Gutschriften über Peppol empfangen können. Fuga zeigt den Peppol-Status jedes Kunden in dessen Datei an. Wenn Sie Rechnungen oder Gutschriften erstellen, werden diese automatisch Berichten wie An Peppol zu sendende Rechnungen und An Peppol zu sendende Gutschriften hinzugefügt. YAuf dem Dashboard können Sie auch einsehen, welche Dokumente versendet werden müssen.

Bitte beachten Sie, dass über unsere Integration nur der Versand von elektronischen Rechnungen möglich ist, nicht der Empfang.

Wichtige Tipps

• Bestellnummer: Belgische öffentliche Auftraggeber verlangen eine Bestellnummer (in der Regel 8-stellig) auf Peppol-Rechnungen. Fügen Sie diese Nummer im Notizfeld der Rechnung ein.
• Fehlgeschlagene Versuche wiederholen: Wenn eine Rechnung abgelehnt wird, z. B. aufgrund einer fehlenden Bestellnummer, können Sie den Fehler korrigieren und sie erneut senden.

Den Status Ihrer Rechnung verfolgen

Mithilfe der Berichte An Peppol gesendete Rechnungen und An Peppol gesendete Gutschriften, können Sie den Status der gesendeten Dokumente verfolgen und aktualisieren. Der Rechnungsbericht enthält auch einen Parameter Peppol einbeziehen, der hilft, zwischen Rechnungen zu unterscheiden, die über Peppol versendet wurden, und solchen, die noch nicht versendet wurden.

Bereit für die Zukunft

Die Zukunft ist digital, und die E-Rechnung über Peppol bereitet Ihre Praxis auf die Herausforderungen von morgen vor. Benötigen Sie Hilfe bei der Aktivierung? Unser Team steht Ihnen gerne zur Seite!