Peppol, c'est quoi ?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau sécurisé qui permet aux entreprises et aux gouvernements d'échanger en toute sécurité des documents électroniques, tels que des factures. Le système fonctionne avec des formats standardisés, ce qui réduit considérablement le traitement manuel et les risques d'erreurs qui y sont associés. Cela signifie que votre cabinet peut se concentrer sur ce qui compte vraiment : soigner les animaux.

Peppol offre également une plateforme reconnue au niveau international, ce qui est idéal pour les vétérinaires qui travaillent avec des fournisseurs ou des partenaires en dehors de la Belgique. Grâce à la standardisation, la compatibilité est garantie quel que soit le logiciel utilisé par vos partenaires.

Pourquoi la facturation électronique est essentielle pour les vétérinaires

En tant que vétérinaire, vous dépendez souvent d'une administration efficace, non seulement pour maintenir vos finances en ordre, mais aussi pour vous conformer aux obligations légales. À cet égard, la facturation électronique offre plusieurs avantages :

• Gain de temps au niveau de l'administration: les factures électroniques sont automatiquement envoyées au bon destinataire. Cela signifie que vous passez moins de temps à imprimer, envoyer ou corriger les factures. Vous avez donc plus de temps à consacrer à vos patients et à vos clients.
• Accélération des paiements: les factures Peppol parviennent directement à vos clients et contiennent toutes les informations nécessaires au bon déroulement des paiements. Cela réduit le risque de retards de paiement.
• Conformité à la législation: en Belgique et dans le reste de l'Europe, les exigences en matière de facturation électronique sont de plus en plus strictes. Grâce à Peppol, vous vous conformez automatiquement aux normes et réglementations les plus récentes. Vous n'avez donc pas à vous soucier de la conformité.
• Intégration avec votre logiciel: grâce à Fuga, vous pouvez intégrer en toute transparence les factures Peppol dans votre logiciel administratif existant. Cela garantit un traitement sans heurts, sans actions ou ajustements supplémentaires.
• Réduction des coûts: en adoptant les factures numériques, vous économisez non seulement du papier et des frais d'envoi, mais vous réduisez également les coûts de traitement, tels que ceux liés à la tenue manuelle de la comptabilité.
• Respect de l'environnement: le passage à la facturation numérique contribue à un cabinet plus respectueux de l'environnement. La réduction de la consommation de papier se traduit par une diminution de l'empreinte carbone, ce que les clients apprécieront certainement.

FAQ sur l'e-facturation et Peppol

La facturation électronique est-elle obligatoire pour les vétérinaires ? Bien que l'utilisation de la facturation électronique ne soit pas encore obligatoire partout, les règles sont de plus en plus strictes en Europe. Il est donc judicieux de franchir le pas dès maintenant et de se préparer aux obligations futures.

Qu'advient-il de mes factures papier ? Les factures papier peuvent être conservées, mais la facturation électronique via Peppol rend le processus beaucoup plus efficace. Vous pouvez toujours sauvegarder ou envoyer une version PDF de votre facture si nécessaire.

Peppol est-il sûr ? Peppol a été spécialement conçu pour que la sécurité et la fiabilité soient une priorité. Toutes les données sont transmises de manière cryptée sur un réseau sécurisé, ce qui permet de protéger vos informations sensibles.

Comment activer Peppol in Fuga ?

Fuga utilise la plateforme Peppol via FlowIn de Wolters Kluwer (anciennement Ibanity). L'activation de Peppol est simple :

Saisissez votre site web:

• Allez dans Configuration > Données du cabinet > Général et entrez votre site web.
• Vous n'avez pas votre propre site web ? Utilisez alors www.sonetas.eu.

Activez Peppol:

• Allez dans Configuration > Données du cabinet > Comptabilité.
• Cochez l'option Peppol (Ibanity)
• Téléchargez une copie du recto de votre eID. Pour les clients du Luxembourg ou des Pays-Bas, un extrait du registre des sociétés est également requis.

Vérifier le statut du client:

• Ouvrez la fiche client et cochez Peppol dans les détails de l'entreprise.
• Vérifier que le client est correctement enregistré dans le réseau Peppol.

Comment Peppol fonctionne-t-il ?

Lorsque Peppol est activé, vous pouvez facilement vérifier quels clients peuvent recevoir des factures ou des notes de crédit via Peppol. Fuga affiche le statut Peppol de chaque client dans la fiche client. Lorsque des factures ou des notes de crédit sont créées, elles sont automatiquement ajoutées à des rapports tels que Factures à envoyer à Peppol et Notes de crédit à envoyer à Peppol. Vous pouvez également voir dans le dashboard quels documents doivent être envoyés.

Conseils importants

• Numéro de commande: le gouvernement flamand exige un numéro de commande (généralement à 8 chiffres) sur les factures de Peppol. Ajoutez-le dans la note de facturation.
• Réessayez les envois qui ont échoué: si une facture est rejetée, par exemple en raison d'un numéro de commande manquant, vous pouvez corriger l'erreur et réessayer l'envoi.

Suivez le statut de vos factures

Les rapports Factures envoyées à Peppol et Notes de crédit envoyées à Peppol vous permettent de suivre et de mettre à jour le statut des documents envoyés. Le rapport Factures comprend également un paramètre Y compris Peppol, qui vous permet de distinguer facilement les factures envoyées via Peppol de celles qui n'ont pas encore été envoyées.

Prêt pour l'avenir

L'avenir est numérique, et la facturation électronique via Peppol permet à votre cabinet d'être prêt à relever les défis de demain. Besoin d'aide pour l'activation ? Notre équipe est prête à vous guider !