Conditions Générales d'Utilisation

1. Champ d'application

Les présentes conditions générales (ci-après dénommées les “Conditions Générales”) s’appliquent à tous les devis, commandes, contrats, services et factures émis ou conclus par SONETAS BV, une société à responsabilité limitée de droit belge dont le siège est situé Motstraat 30 - 2800 Malines, inscrite au registre des personnes morales d’Anvers, division Malines, sous le numéro 0893.138.980 (ci-après dénommée “Sonetas”) et ses clients (ci-après dénommé le “Client”).

La commande ou la demande du Client ou l’acceptation du devis de Sonetas ou la signature du contrat avec Sonetas vaut acceptation des présentes Conditions Générales de Sonetas, à condition que le Client ait effectivement pu prendre connaissance de ces Conditions Générales. Des dispositions particulières, dérogeant à ces Conditions Générales, ne sont contraignantes que si elles ont été convenues par écrit. Les conditions générales du Client sont expressément exclues.

En cas de divergence entre une disposition du devis/commande/contrat/conditions particulières et une disposition des présentes Conditions Générales, les dispositions du devis/commande/contrat/conditions particulières prévaudront, mais uniquement pour la partie qui déroge expressément aux présentes Conditions Générales.

2. Contrat et Exécution

Le contrat entre le Client et Sonetas est toujours réputé avoir été conclu au siège de Sonetas. En aucun cas, un contrat à distance au sens du Livre VI du Code de droit économique ne sera conclu entre Sonetas et le Client.

Sonetas se réserve le droit, sans avoir à se justifier, de refuser un contrat à une personne qui en fait la demande. Tout Client concluant un contrat avec Sonetas est présumé posséder une connaissance de base de l'utilisation des ordinateurs et d’Internet.

Le Client accepte que le contrat avec Sonetas constitue, pour Sonetas, une obligation de moyens et non une obligation de résultat, sauf stipulation contraire expresse.

Sonetas peut, dans le cadre de l’exécution du contrat, faire appel à des services de tiers. Sonetas veillera dans un tel cas à ce que ces tiers agissent de la même manière que Sonetas elle-même et au moins conformément aux accords conclus entre Sonetas et le Client.

3. Notifications entre Sonetas et ses Clients

En ce qui concerne les notifications de Sonetas à ses clients, Sonetas utilisera le courrier électronique (éventuellement avec pièces jointes) adressé à l’adresse e-mail du Client ou un message sur le site web Fuga. Les Clients confirment qu’ils ont un accès continu à Internet. Sonetas peut également, par exemple en cas d’urgence, contacter ses Clients par téléphone, au numéro de téléphone ou de mobile indiqué lors de la signature des conditions particulières.

Le Client peut contacter Sonetas pendant les heures de bureau via le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail indiqués sur le site web de Sonetas ou utiliser le service d’assistance électronique (helpdesk).

4. Produits et services proposés - Tarifs et paiement

La prestation de services de Sonetas peut consister en différents types de services, qui seront convenus concrètement entre les Parties : Sonetas met à la disposition du Client une base de données Fuga et un espace mémoire limité dans le cloud (via Amazon Web Services), la fourniture de services à des tiers via Fuga/myPets, le développement de fonctionnalités. L’espace mémoire prévu sur le serveur est déterminé dans les “Conditions Particulières”. Le Client peut consulter le helpdesk de Sonetas sans limitation et a droit à une session de formation en ligne.

Si Sonetas met une plateforme à la disposition du Client, Sonetas s’efforcera de rendre la plateforme disponible autant que possible, mais sans garantir qu’elle soit exempte de virus et de bugs. Sonetas se réserve le droit d’interrompre ou de résoudre l’accès à la plateforme à tout moment et sans avertissement préalable pour des raisons techniques ou autres, ainsi que de modifier des fonctions ou des possibilités.

Le Client n’abusera pas de la plateforme, ne la perturbera pas et ne l’utilisera pas d'une autre manière que communiquée par Sonetas.

Assistance et consultation

Le Client peut consulter sans limite le service d’assistance (helpdesk) de Sonetas pour des questions générales sur l’utilisation de Fuga et a droit à une session de formation en ligne standard. Les questions et les recherches visant à utiliser Fuga de manière spécifique ou optimale pour une clinique particulière ne sont pas incluses dans le support standard, mais peuvent être fournies sous forme de prestations de conseil, facturées aux tarifs de consultancy de Sonetas.

Si Sonetas met une plateforme à la disposition du Client, Sonetas s’efforcera de la rendre disponible autant que possible, mais sans garantir qu’elle soit exempte de virus et de bugs. Sonetas se réserve le droit, à tout moment et sans avertissement préalable, d’interrompre ou de résilier l’accès à la plateforme pour des raisons techniques ou autres, ainsi que de modifier des fonctionnalités ou des capacités. Le Client s’engage à ne pas utiliser la plateforme de manière abusive, à ne pas perturber son fonctionnement et à ne l’utiliser que de la manière convenue avec Sonetas.

Activation et désactivation de modules ou de comptes

Les activations ou désactivations de modules ou de comptes supplémentaires doivent toujours être demandées via fuga@sonetas.eu ou via le formulaire d’assistance (help desk) dans la plateforme. Une demande téléphonique n’est pas possible.

Une activation est facturée à partir du premier jour du mois au cours duquel la demande a été soumise, sauf si la demande mentionne une date spécifique dans le futur.

Une désactivation prend effet à partir du premier jour du mois suivant le mois de la demande, sauf si la demande mentionne une date spécifique dans le futur.

Si Sonetas n’a pas été informée en temps utile des modifications du nombre de modules ou de comptes, le client ne peut prétendre à aucun remboursement ou avoir (credit note) pour la période intermédiaire durant laquelle le changement n’a pas été signalé.

Ajustements tarifaires

Sonetas se réserve le droit d’ajuster les Tarifs chaque année à partir du mois d’avril en fonction de l’augmentation de l'indice (Indice des prix à la consommation de StatBel, année de base 2004) et de toute nouvelle fonctionnalité générale offerte par la plateforme (par exemple, connexion avec Peppol). Les factures seront transmises au Client trimestriellement ou mensuellement sous forme électronique par e-mail. Sonetas se réserve le droit de modifier les prix à tout moment en cas de modification des coûts, des remises et des conditions, par exemple en cas de fortes fluctuations des changes des devises nationales et étrangères, d’augmentation des charges sociales, d’un autre mode de calcul, de nouvelles possibilités offertes par les applications, etc.

La facturation s’effectuera en fonction du type de prestation de services de Sonetas et sera précisée dans le contrat concerné (par exemple, facturation trimestrielle pour les abonnements, à la date de signature du contrat dans le cas d’un contrat de développement, etc.). Les factures sont payables dans les 14 jours suivant la date de facturation, sauf mention expresse contraire sur la facture. Les factures impayées porteront de plein droit et sans mise en demeure un intérêt de 1% par mois entamé à compter de la date d’échéance. En outre, le montant dû sera majoré de 10% avec un minimum de 124,00 € à titre d’indemnité forfaitaire couvrant les frais de recouvrement. Sonetas a toujours le droit de réclamer une indemnité plus élevée si elle peut prouver avoir subi un préjudice plus important. Sonetas se réserve le droit, en cas de non-paiement des factures, de suspendre ses services jusqu’à réception du paiement intégral. La suspension ne peut donner lieu à aucune indemnisation du Client.

Le paiement tardif d’une facture a pour conséquence que les autres factures, pour lesquelles un délai de paiement avait éventuellement été accordé, deviennent immédiatement exigibles, de plein droit et sans mise en demeure préalable.

5. Défauts et réclamations

Toute réclamation concernant la non-conformité des prestations et des factures de Sonetas doit parvenir à Sonetas dans les quatorze (14) jours calendrier à compter de l’exécution de la prestation ou de l’envoi de la facture, et ce par envoi recommandé, sauf dans le cas du paragraphe ci-dessous.

Les réclamations concernant une prestation non conforme, qui n’auraient pas pu être constatées au moment de la livraison de la prestation, doivent être communiquées à Sonetas dans le mois suivant la constatation du défaut par un courrier recommandé motivé.

Toute réclamation formulée en dehors des délais prévus dans cet article 5 ou non conforme aux prescriptions de forme requises sera considérée par Sonetas comme tardive et non conforme et ne pourra en aucun cas donner droit à une quelconque action de la part de Sonetas.

Sonetas s’engage à traiter les réclamations formulées dans les délais prévus dans cet article 5 et conformes aux prescriptions de forme, dans un délai raisonnable. Les réclamations jugées fondées obligent Sonetas à fournir à nouveau la (les) prestation(s) concernée(s), sans que le Client n’ait cependant droit à une indemnisation ni à un report de paiement.

6. Responsabilité

Sonetas ne pourra être tenue responsable que des dommages directs résultant d’un acte/omission d’un préposé ou d’un membre du personnel de Sonetas ou de Sonetas elle-même. En aucun cas, Sonetas ne pourra être tenue responsable des dommages indirects et/ou consécutifs, y compris mais sans s'y limiter, la perte de réputation, la perte d’une chance, la perte de bénéfices ou de chiffre d’affaires, la perte d’une économie, la perte de données, etc., ni en cas de faute/omission d’un tiers, tel qu’un fournisseur de Sonetas, des tiers, etc.

La responsabilité de Sonetas sera toujours limitée aux montants payés par le Client à Sonetas au cours des 6 mois précédant le sinistre, sauf en cas de fraude ou d’intention malveillante de la part de Sonetas.

Les limitations de responsabilité susmentionnées s’appliquent également aux administrateurs et aux agents d’exécution de Sonetas s’ils étaient directement mis en cause.

Sonetas souscrit dans le cadre de ses activités une assurance responsabilité civile, dont les détails sont fournis sur simple demande du Client.

7. Sécurité

Le trafic Internet entre le Client et les serveurs de Sonetas s’effectue entièrement à l’aide d’un protocole sécurisé. Le Client est conscient que l’utilisation de Fuga peut comporter des risques spécifiques qui peuvent notamment être dus à des problèmes de communication pouvant empêcher ou suspendre l’utilisation du service ; ou à une utilisation illégale ou frauduleuse du système ; ou à l’interception de données concernant le Client et la base de données par des tiers via des méthodes telles que le piratage (hacking), le vol ou la perte des codes d’accès à la base de données Fuga.

Sonetas a installé l’infrastructure pour le logiciel dans des datacenters de classe A, équipés d’une alimentation électrique garantie, d’une protection contre les intrusions, de détection d'eau et d’incendie et de climatisation. Dans ce datacenter, l’alimentation électrique, la connectivité Internet, la régulation climatique, la sécurité physique sont garanties 24h/24. Les datacenters utilisés par Sonetas garantissent un taux de disponibilité (uptime) de 99,9%.

8. Propriété intellectuelle et données des clients

Les logiciels qui ne sont pas accessibles au public (logiciels serveur) ne peuvent être copiés, reproduits, utilisés, distribués, téléchargés, affichés ou transmis sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit. Ceux-ci restent la propriété (intellectuelle) exclusive de Sonetas ou de ses fournisseurs. Sonetas n’accorde qu’une licence limitée non exclusive au Client aux fins de la prestation de services par Sonetas.

Le Client accepte expressément que les données de sa base de données puissent être utilisées par Sonetas à des fins commerciales (par exemple, marketing), à condition que ces données soient anonymisées et ne puissent donc être rattachées à la base de données du Client.

En ce qui concerne les données fournies par le Client :

• Le Client est et reste à tout moment seul responsable des données qu’il fournit, y compris de leur exactitude ;
• Le Client veillera toujours à ce que ces données soient et restent à jour ; Sonetas a toujours le droit de prendre une copie des données stockées du Client et le Client apportera, si nécessaire, toute sa collaboration à cet effet ;
• Sonetas a en général le droit de suspendre ou de résilier certains services et fonctionnalités en cas d’utilisation illicite d’un service offert par Sonetas (y compris mais sans s’y limiter le spam, la fraude, les activités criminelles) et/ou si le Client fournit des informations erronées.

9. Confidentialité

Sonetas est tenue de respecter la discrétion professionnelle. Elle ne peut fournir à des tiers aucune information concernant les opérations effectuées par ses Clients, ni concernant le contenu de la base de données Fuga. Sonetas peut, pour résoudre et étudier certains cas, accéder aux données de la base de données Fuga du client.

Si Sonetas ou le Client décide de résilier le contrat, toutes les données seront transmises au Client puis définitivement supprimées des serveurs de Sonetas (sauf accord contraire convenu d’un commun accord).

10. Données personnelles

Les données personnelles du Client, telles que les données relatives à son identité, sa résidence, etc., sont stockées dans un ou plusieurs fichiers de Sonetas dans le respect de la législation en vigueur.

Conformément à la législation sur la protection des données personnelles (règlement GDPR, Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, etc.), le Client est informé que le “responsable du traitement” est Sonetas BV.

En acceptant ces Conditions Générales, le Client (et éventuellement le mandataire et/ou le bénéficiaire économique) accepte que ses données soient stockées et traitées par Sonetas à des fins administratives, pour la gestion des bases de données Fuga, l’envoi d'informations, la gestion des relations contractuelles et le traitement des transactions financières.

Le Client (et le cas échéant le mandataire et/ou le bénéficiaire économique) a le droit de consulter les données le concernant et de faire corriger les données inexactes en envoyant un e-mail à l’adresse info@sonetas.eu ou par lettre adressée au service juridique de Sonetas.

Il est de la responsabilité du Client de respecter la législation en vigueur en matière de vie privée lors du traitement et de l’utilisation des données de ses clients.

Lors de l’utilisation du module myPets, le Client est responsable du contenu de ses pages sur ce site. Il est possible que des données personnelles soient partagées avec des tiers. Cela se fait toujours dans le cadre de l’exécution du contrat et se limite au strict nécessaire.

Sonetas ne conserve les données personnelles que pendant la période nécessaire à la réalisation et à l'accomplissement des objectifs du contrat, sauf si une durée de conservation plus longue est requise ou justifiée par la loi ou une autre obligation légale.

11. Fin du contrat

Le contrat est réputé résilié de plein droit en cas de faillite, de concordat judiciaire, de dettes fiscales ou sociales, d’application de la loi sur la continuité des entreprises ou de toute autre forme de liquidation du Client. Sonetas a immédiatement droit au paiement de toutes les prestations et marchandises fournies jusqu’alors, sans préjudice de son droit à une indemnisation intégrale.

Sonetas est en droit de résilier le contrat en tout ou en partie par lettre recommandée, si le Client ne respecte pas ses obligations dans les quatorze (14) jours calendrier après avoir été mis en demeure à cet effet par lettre recommandée. Sauf convention expresse contraire, le contrat d’abonnement est réputé conclu pour une durée initiale d’un (1) an, à compter de la date d’entrée en vigueur du contrat. À l’expiration de cette période initiale, le contrat peut être résilié à tout moment par le Client gratuitement et sans préavis.

En cas de résiliation unilatérale par le Client avant l’expiration de la durée initiale d’un (1) an, et si, dans le cadre de l’exécution du contrat, et à la demande du Client, une migration de données, une formation ou d’autres services ont été fournis gratuitement, les coûts y afférents seront intégralement facturés au Client.

En cas de rupture unilatérale d’un contrat de mission (non un contrat d’abonnement) par le Client ou en cas de résolution judiciaire du contrat à l’encontre du Client, une indemnité forfaitaire et convenue à l’avance de 20% (vingt pour cent) du prix convenu est due. Cette indemnité ne peut être réduite et Sonetas et le Client conviennent que ce dommage constitue le préjudice réellement subi.

En cas d’annulation d’un contrat par le Client préalablement au début de l’exécution du contrat par Sonetas, Sonetas pourra néanmoins facturer au Client tous les coûts déjà engagés dans la préparation du contrat, sans préjudice de la possibilité pour Sonetas de réclamer tous les dommages qu’elle subit.

12. Force majeure

Les cas de force majeure, et plus généralement, toutes les circonstances qui empêchent, réduisent ou retardent l’exécution du contrat par Sonetas, exonèrent Sonetas de toute responsabilité et lui permettent, selon le cas, soit de réduire ses engagements, soit de résilier le contrat ou d’en suspendre l’exécution, sans qu’elle ne soit tenue à aucune indemnisation.

Sont notamment considérés comme tels : la guerre, la guerre civile, la mobilisation, les troubles, la grève et le lock-out, tant chez Sonetas que chez ses fournisseurs, la panne de machine, les virus ou logiciels malveillants ou bugs, la panne d’Internet ou l’indisponibilité d’une connexion Internet, l’incendie, les dégâts des eaux, les pandémies, l’interruption des moyens de transport, les difficultés d'approvisionnement en matières premières, matériaux et énergie et les restrictions ou interdictions imposées par le gouvernement.

13. Modification des Conditions Générales

Ces Conditions Générales peuvent être modifiées par Sonetas à tout moment. Le Client sera informé de la modification des Conditions Générales par une notification de Sonetas. Les Conditions Générales modifiées seront mises à la disposition des Clients sur le site web de Sonetas.

Sauf obligation légale ou réglementaire, les Conditions Générales modifiées entreront en vigueur à l’expiration d’un délai de deux mois après la Notification.

Le Client qui n’accepte pas les nouvelles Conditions Générales peut, sans frais, résilier sa relation avec Sonetas dans ce délai de deux mois. Nonobstant ce qui précède, il est expressément convenu que toute Opération effectuée par le Client après l’expiration de ce délai de deux mois sera régie par les nouvelles Conditions Générales et que le Client sera réputé irréfutablement les avoir acceptées.

14. Dispositions générales

Si une ou plusieurs dispositions des présentes Conditions Générales sont contraires à la législation applicable ou nulles pour d’autres raisons, les autres dispositions restent applicables sans modification et la clause concernante n’est pas nulle mais sera appliquée dans les limites de ce qui est légalement autorisé.

Sans l’accord préalable écrit de Sonetas, le Client ne peut transférer à des tiers les droits et obligations qu’il a envers Sonetas.

Sonetas se réserve le droit de confier tout ou partie de l’exécution de la mission à des sous-traitants.

Sonetas peut, sans l’accord préalable écrit du Client, utiliser le contrat comme référence pour ses activités commerciales.

Le non-exercice par Sonetas de l’un de ses droits ne sera en aucun cas interprété comme une renonciation à ces droits.

15. Droit applicable et juridiction

À l’exclusion de toute autre législation, le droit belge est exclusivement applicable aux litiges entre Sonetas et le Client, à l’exception de ses principes de droit international privé.

Tous les litiges de quelque nature que ce soit, y compris les différends concernant l’application et l’interprétation de ces conditions générales, du contrat ou de tout autre document contraignant convenu entre Sonetas et le Client, relèvent de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire d’Anvers, division Malines, sans préjudice du droit de Sonetas de citer le Client devant le tribunal compétent pour son siège.